РЕНОМЕ СМАРТ вже кілька років поспіль працює над ефективністю своїх внутрішніх процесів. Ще до війни ми розпочали проєкт трансформації допоміжних бізнес-процесів, а з її початком суттєво прискорились. Було розформовано департамент підтримки бізнесу і виробничі процеси перейшли до сервісу, а допоміжні (підготовка угод, оформлення документів, закупівля, транспортна логістика) сконцентрувалися в одному відділі ー операційного супроводу. Роботу останнього розділили за напрямками: сервіс, софт та хард. 

Бек-офіс здійснює первинне оформлення всіх продажів компанії (акти, рахунки, угоди), закупівель, транспортних перевезень. Займаємось підготовкою додаткових угод першого рівня складності, що дає можливість їхнім ініціаторам зекономити свій час і присвятити його більш складним завданням. А також документи під час закупок. Наприклад, перед відправкою машини із обладнанням до клієнта, готуємо усі необхідні папери для доставки та передачі: акти передачі, акти наданих послуг, видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, заявки на транспорт тощо.

Раніше працівник продажу, закупки або логістики самостійно супроводжував цей процес, що було явно не ефективно, а у бухгалтерії часто був привід пожалітися на невчасну подачу первинних документів. Тепер ми ролі розділили й, до прикладу, закупівельник працює лише над закупкою, домовляється з постачальниками, шукає необхідні запчастини чи товари, а ми отримуємо рахунок, відправляємо на оплату, комунікуємо з постачальниками щодо оригіналів документів та передаємо їх у бухгалтерію. Ми забрали на себе рутину, яка є обов’язковою для життя компанії, але не цікавою тим, хто безпосередньо продає або закуповує послуги. Як наслідок, бухгалтерія стала швидше отримувати первинні документи для обліку, а це впливає на закриття фінансових операцій, здачу звітів тощо.